В рамках проекта команде RDN Group требовалось оптимизировать HR-процессы группы ПСБ ИИ на базе Битрикс24: подбор персонала, табель учета рабочего времени, заявки на отпуск сотрудников.
Ход проекта
Этап 1. Согласование заявок для подбора персонала и оффера для кандидата.
Создание Смарт-процесса с использованием стадий и уведомлений позволило организовать эффективный процесс подбора персонала, а именно:
- Оформлять заявку на подбор в Битрикс24 с уведомлением ответственных лиц.
- Хранить в системе все необходимые данные о кандидате, что позволяет быстро сравнить кандидатов и оперативно принять решение.
- Организовать прозрачную систему согласований, связанных с подбором, с руководителем и HR отделом.
- Контролировать процесс подбора в Kanban: видеть на каком этапе, сколько заявок или сколько офферов находятся на стадии согласования.
Этап 2. График отпусков.
В Битрикс24 уже реализован стандартный функционал для планирования и контроля графика отпусков сотрудников. В рамках проекта перед командой RDN Group стояла задача реализовать процесс согласования отпусков на основе графика отсутствий и бизнес-процесса ленты новостей. Благодаря этой доработке:
- Из интерфейса «График отпусков» пользователь может посмотреть график отпусков коллеги и прямо в системе отправить заявление на отпуск, что позволяет исключить пересечения.
- Организован процесс согласования поданных заявлений с руководством и HR отделом. В результате сотрудник получает уведомление либо о согласовании отпуска, либо о необходимости перенести даты.
- Производится прием заявки от сотрудников строго в соответствии с графиком отпусков, учитывается наличие достаточного количества накопленных дней отпуска, а также рассчитывается наложение отпусков и процентное распределение отпусков по отделам таким образом, чтобы 75% сотрудников оставались на рабочем на месте.
- Возможно выгружать отчетность по годовому графику отпусков по дням, где видно, кому согласовали отпуск, кто находится в стадии заявки, и кто подал заявку на перенос дат.
Этап 3. Таймшиты.
Таймшиты - это интерфейс в Битрикс24, где сотрудники отмечают задачи и время, которое они потратили на их выполнение в течение недели по дням. Для организации процесса были выполнены следующие настройки:
- В пятницу происходит рассылка сотрудникам с напоминанием о необходимости вноса в таймшиты затраченного по проектам времени.
- Сотрудник указывает в тамшите активность и задачу, на которую хочет списать время. Всего можно указать не больше 8 часов в день. Можно просмотреть время за предыдущие недели, но отредактировать время нельзя.
- Если сотрудник вовремя не заполнил данные по затраченному времени, то в пятницу вечером происходит автоматическое проставление фритайма. Занесение времени в задачу вручную закрывается.
- Существует группа администраторов таймшитов, сотрудникам которой предоставлен доступ к исправлению времени за любую неделю любого сотрудника, а также к скачиванию отчета по всем сотрудникам за неделю.
- Создан ряд отчетов для контроля рабочего времени сотрудников и расчета эффективности каждого.
Функционал таймшитов внедрен для контроля рабочего времени, подсчета эффективности сотрудников и показывает, насколько сотрудник был задействован в проектных активностях, и какие сотрудники приносят компании наибольшую пользу.
Результат
Настроенные бизнес-процессы в Битрикс24 позволяют сотрудникам и руководящему составу составлять планы и прогнозировать сроки выполнения задач, контролировать эффективность рабочего дня сотрудников и открытые вакансии, которые необходимо заполнить. Раздел HR-оптимизация, реализованный в Битрикс24, позволит компании уменьшить количество фактических часов работы сотрудников и руководства, а также контролировать рабочий процесс и эффективность команды или отдельного сотрудника, что напрямую влияет на прибыль компании.
